Google Workspace einrichten lassen: Einrichtung für Unternehmen

Was gehört zu einer Google-Workspace-Einrichtung für Unternehmen?

Sieben Dinge, in dieser Reihenfolge: Domain verifizieren, E-Mail-DNS mit MX, SPF, DKIM und DMARC setzen, Nutzer und Gruppen anlegen, Shared Drives mit Rechten strukturieren, Sicherheit mit Zwei-Faktor-Anmeldung und Geräteregeln einschalten, bestehende Postfächer und Dateien migrieren, Team einweisen. Wer nur die ersten drei macht, hat ein Postfach, aber keinen Arbeitsplatz.

Der Unterschied zwischen „läuft“ und „läuft sauber“ liegt meist im DNS und in den Rechten. Ohne SPF, DKIM und DMARC landen deine Mails im Spam, ohne klare Rechte auf Shared Drives liegen Dateien in privaten Ordnern, die beim Ausscheiden eines Mitarbeiters verschwinden. Beides richten wir so ein, dass es ohne uns weiterläuft.

Google Workspace ist einer von zwei Workspaces, die wir aufbauen. Der andere ist Nextcloud auf eigenem Server, mehr dazu weiter unten.

Wie läuft die Einrichtung ab?

Erst die Bestandsaufnahme, dann der Plan, dann die Einrichtung, dann die Migration, zuletzt die Schulung. In der Bestandsaufnahme sehen wir uns an, wo deine Mails, Kalender und Dateien heute liegen, wer worauf zugreift und welche Geräte im Einsatz sind. Daraus entsteht ein Plan mit Reihenfolge und einem Termin für den Umstieg.

Die Einrichtung selbst passiert, ohne dass dein Team etwas davon merkt: Workspace läuft parallel zum alten System, bis alles vorbereitet ist. Am Umstiegstag wechseln die MX-Einträge, die Postfächer sind bereits migriert, und die Dateien liegen in den Shared Drives. Danach folgt die Einweisung: Konten, Ablage und Zugriffsrechte, damit niemand nach dem ersten Tag im alten System weiterarbeitet.

Das gleiche Vorgehen nutzen wir für jede Infrastruktur, die wir aufbauen, ob lokaler Server oder Cloud. Es ist Teil unseres Bereichs Systeme.

Umstieg von Microsoft 365 auf Google Workspace: Was ist zu beachten?

Drei Dinge: die Migration von Mail, Kalender und Dateien, die Gewohnheiten deines Teams und die Frage, ob der Umstieg überhaupt sinnvoll ist. Postfächer und Kalender lassen sich übernehmen, OneDrive- und SharePoint-Dateien wandern in Shared Drives. Office-Dateien bleiben nutzbar, aber wer täglich mit Excel-Makros oder Access arbeitet, sollte das vor dem Umstieg wissen.

Die ehrliche Antwort auf „Sollen wir wechseln?“ lautet manchmal nein. Wenn dein Team mit Microsoft 365 gut arbeitet und nur die Einrichtung unsauber ist, bringen wir die Einrichtung in Ordnung statt das System zu tauschen. Wir verkaufen keine Migration, die du nicht brauchst.

Wenn der Wechsel sinnvoll ist, planen wir ihn so, dass beide Systeme eine Zeit lang parallel laufen und der Umstiegstag ein normaler Arbeitstag bleibt.

Was kostet es, Google Workspace einrichten zu lassen?

Die Lizenzen zahlst du direkt an Google, pro Nutzer und Monat, je nach Edition. Die Einrichtung durch uns wird als Projekt kalkuliert, abhängig von der Zahl der Nutzer, der Menge der zu migrierenden Daten und davon, ob ein altes System abgelöst wird. Nach der Bestandsaufnahme bekommst du ein Angebot mit festem Umfang.

Was den Aufwand treibt: viele Postfächer mit langer Historie, verschachtelte Freigaben im alten System und Geräte, die nicht zentral verwaltet sind. Was ihn senkt: ein Team, das beim Umstieg mitzieht, und eine Entscheidung für klare Regeln bei der Ablage. Beides besprechen wir vorher.

Google Workspace oder Nextcloud auf eigenem Server?

Google Workspace, wenn dein Team verteilt arbeitet, wenig eigene IT hat und Mail, Kalender, Dateien und Videokonferenzen aus einer Hand will. Nextcloud auf eigenem Server, wenn deine Daten das Haus nicht verlassen dürfen oder du die Umgebung selbst kontrollieren willst. Wir bauen beides.

Für einen Gesundheitsdienstleister in Deutschland haben wir einen lokalen Server auf Proxmox aufgebaut, mit getrennten virtuellen Maschinen für die Fachanwendungen und Nextcloud als Workspace- und Cloud-System daneben. Dort werden Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO verarbeitet, deshalb lokal. Für ein Team, das vor allem schnell und von überall zusammenarbeiten will, wäre Workspace die bessere Wahl gewesen.

Welche Variante zu dir passt, hängt von Daten, Team und Budget ab. Das klären wir in der Bestandsaufnahme, bevor etwas eingerichtet wird.

Warum Struktur für deine Google-Workspace-Einrichtung?

Weil wir selbst darauf arbeiten. Struktur läuft auf Google Workspace: eigene Domain, E-Mail-DNS mit SPF, DKIM und DMARC, Shared Drives für Projekte und Kunden. Was wir dir einrichten, benutzen wir täglich, und die Fehler, die man dabei machen kann, haben wir bei uns selbst gefunden.

Dazu kommt, dass Workspace bei uns nie allein steht. Unsere Automation-Engineers verbinden ihn mit dem, was danach kommt: Workflows, die Anfragen aus Gmail ins CRM bringen, Berichte, die in Sheets landen, und Agenten, die mit deinen Dokumenten arbeiten. Die Einrichtung ist der Anfang, nicht das Ziel.